POLÍTICA DE PRIVACIDAD DE LEXVAULT

Última actualización: 10 de septiembre de 2026.

En LEXVAULT tratamos los datos personales con respeto a los principios de licitud, lealtad, transparencia, minimización, limitación de la finalidad, exactitud, seguridad y limitación del plazo de conservación.

Esta Política de Privacidad explica cómo tratamos los datos personales relacionados con nuestro sitio web, las solicitudes de información y demostraciones, la contratación de nuestros servicios y la utilización de nuestra plataforma de software jurídico en la nube.

El tratamiento se realiza de conformidad con el Reglamento (UE) 2016/679, General de Protección de Datos —en adelante, RGPD—, la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, y la Ley 34/2002, de Servicios de la Sociedad de la Información y de Comercio Electrónico, cuando resulte aplicable.

1. ¿Quién es el responsable del tratamiento?

El titular de LEXVAULT y responsable de los tratamientos que se realizan para gestionar nuestra propia actividad es:

Nombre: Victor Garcia Dominguez.
Nombre comercial: LEXVAULT.
NIF: 53871709M.
Domicilio: Carrer Sant Bonaventura 22, Esc. A, bxs. 1a, 08172 Sant Cugat del Vallès, Barcelona, España.
Correo electrónico de contacto en materia de privacidad: [email protected].

Puedes utilizar este correo electrónico para realizar consultas sobre protección de datos o ejercer tus derechos.

2. ¿Cuándo actúa LEXVAULT como responsable y cuándo como encargado del tratamiento?

Por las características de nuestros servicios, es importante distinguir dos situaciones.

Datos que tratamos como responsables.

LEXVAULT actúa como responsable respecto de los datos necesarios para atender consultas, gestionar contactos comerciales, administrar cuentas y suscripciones, facturar sus servicios, mantener relaciones con proveedores, proteger sus sistemas y cumplir sus propias obligaciones legales.

Datos que tratamos por cuenta de nuestros clientes.

Cuando un despacho, profesional u organización incorpora a la plataforma expedientes, contratos, escritos, comunicaciones u otros documentos que contienen datos personales, LEXVAULT los trata por cuenta de ese cliente y siguiendo sus instrucciones documentadas, como encargado del tratamiento.

Este tratamiento comprende las operaciones necesarias para prestar las funcionalidades contratadas, como el alojamiento, organización, indexación, búsqueda, recuperación, análisis y generación de contenido a partir de la documentación del cliente.

El cliente determina las finalidades del tratamiento de los datos de sus expedientes y las personas autorizadas para acceder a ellos. Cuando el cliente actúe, a su vez, como encargado por cuenta de otra entidad, LEXVAULT podrá intervenir como subencargado, con las autorizaciones correspondientes.

Estos tratamientos deberán quedar regulados mediante un contrato de encargo del tratamiento conforme al artículo 28 del RGPD. Esta Política de Privacidad no sustituye dicho contrato ni las obligaciones de información que correspondan al cliente frente a las personas cuyos datos incorpora a la plataforma.

3. ¿Qué datos personales tratamos y de dónde proceden?

Las categorías de datos dependen de la relación que mantengas con LEXVAULT y de las funcionalidades utilizadas.

Datos identificativos y profesionales. Nombre, apellidos, despacho u organización, cargo y, cuando resulte necesario para la contratación o facturación, datos de identificación fiscal.

Datos de contacto. Dirección de correo electrónico, teléfono, dirección profesional y datos facilitados mediante formularios, solicitudes de demostración o comunicaciones con nosotros.

Datos de cuenta y administración. Identificador de usuario, información de autenticación, organización a la que pertenece la cuenta, permisos, preferencias, suscripción y usuarios autorizados.

Datos de contratación, facturación y pago. Plan contratado, consumos, facturas, datos fiscales e información necesaria para gestionar los cobros. Los datos concretos tratados dependerán del medio de pago utilizado.

Datos técnicos y de utilización. Dirección IP, información del navegador y dispositivo, fechas y horas de acceso, registros de actividad, incidencias y consumo de recursos, cuando sean necesarios para el funcionamiento, la seguridad o la facturación del servicio.

Contenido incorporado a la plataforma. Documentos, expedientes, archivos, metadatos, consultas, instrucciones dirigidas a la inteligencia artificial, conversaciones, respuestas y borradores generados. Para ofrecer búsquedas y respuestas contextualizadas también pueden tratarse textos extraídos, fragmentos documentales e índices o representaciones numéricas del contenido.

Los datos pueden proceder directamente de ti, del administrador de tu organización, de usuarios autorizados que incorporen información o de las integraciones que el cliente active.

Los campos obligatorios se identificarán como tales. No facilitarlos puede impedir atender una solicitud, formalizar una contratación o prestar una funcionalidad que los necesite. La negativa a proporcionar datos opcionales o a recibir publicidad no impedirá utilizar las prestaciones que no dependan de ellos.

4. ¿Para qué utilizamos los datos y cuál es la base jurídica?

Cuando LEXVAULT actúa como responsable, trata los datos para las siguientes finalidades:

Atender consultas, solicitudes de información y demostraciones. Cuando la solicitud esté dirigida a contratar nuestros servicios, el tratamiento se basa en las medidas precontractuales solicitadas por la persona interesada. Para otras consultas, se basa en nuestro interés legítimo en responder a las comunicaciones que recibimos.

Gestionar cuentas, suscripciones y la relación contractual. Utilizamos los datos necesarios para tramitar altas, administrar el acceso, gestionar el plan contratado, controlar consumos y prestar atención al cliente. La base jurídica es la ejecución del contrato cuando la persona interesada sea parte de este.

En el caso de representantes, personas de contacto y usuarios autorizados de una organización cliente, el tratamiento necesario para gestionar esa relación se basa en el interés legítimo de LEXVAULT y de la organización en hacer posible la prestación del servicio. Para los datos de contacto profesional se tendrá en cuenta, cuando resulte aplicable, el artículo 19 de la Ley Orgánica 3/2018.

Gestionar facturas y cumplir obligaciones legales. Tratamos la información necesaria para cumplir nuestras obligaciones fiscales, contables y administrativas, así como para atender requerimientos de autoridades competentes. La base jurídica es el cumplimiento de obligaciones legales.

Proteger la plataforma y resolver incidencias. Podemos tratar datos técnicos y registros de actividad para detectar accesos no autorizados, prevenir abusos, investigar incidencias y mantener la disponibilidad del servicio. La base jurídica es nuestro interés legítimo en proteger los sistemas y la información, sin perjuicio de las obligaciones legales de seguridad que nos correspondan.

Defender derechos y atender reclamaciones. El tratamiento de la información estrictamente necesaria se basa en nuestro interés legítimo en formular, ejercer o defender reclamaciones y, cuando proceda, en el cumplimiento de obligaciones legales.

Enviar comunicaciones comerciales. Enviaremos novedades, promociones u otras comunicaciones publicitarias cuando hayas otorgado tu consentimiento. Podrás retirarlo en cualquier momento, sin que ello afecte a tu suscripción. Los avisos imprescindibles sobre seguridad, facturación o funcionamiento del servicio no tienen carácter publicitario.

Gestionar relaciones con proveedores. Trataremos los datos necesarios para desarrollar la relación contractual, mantener el contacto profesional y cumplir las obligaciones legales derivadas de ella.

Cuando invoquemos un interés legítimo, el tratamiento deberá ser necesario y proporcionado, y no podrán prevalecer sobre él los derechos y libertades de las personas afectadas.

El tratamiento del contenido de los expedientes por cuenta de nuestros clientes se realiza conforme al encargo recibido. Corresponde al cliente determinar la base jurídica adecuada para tratar los datos de las personas incluidas en esos expedientes. La contratación de LEXVAULT no sustituye esa obligación.

5. ¿Cómo utilizamos la inteligencia artificial?

LEXVAULT incorpora funcionalidades de inteligencia artificial para facilitar tareas como la búsqueda de información, el análisis documental, la respuesta a consultas sobre documentación y la elaboración de borradores.

Al utilizar LexChat u otras funcionalidades identificadas como inteligencia artificial, el usuario interactúa con un sistema automatizado que procesa la información necesaria para ejecutar la tarea solicitada.

Alojamiento y ejecución de los modelos en la Unión Europea.

Los modelos de inteligencia artificial utilizados para procesar los documentos y consultas de los usuarios se alojan y ejecutan en infraestructuras ubicadas en la Unión Europea. El procesamiento necesario para generar las respuestas, denominado inferencia, se realiza igualmente en la Unión Europea.

Prohibición de entrenamiento y reentrenamiento.

Bajo ningún concepto LEXVAULT utilizará los datos o contenidos de los usuarios para entrenar, reentrenar o ajustar modelos de inteligencia artificial, propios o de terceros, ni autorizará a sus proveedores a utilizarlos para esas finalidades.

Este compromiso comprende los documentos, los textos extraídos, las consultas, las instrucciones, las conversaciones, las respuestas y los datos derivados que contengan o permitan reconstruir información del cliente. Tampoco se eludirá esta prohibición mediante la previa anonimización o transformación de esos contenidos.

Los proveedores que intervengan en el procesamiento de inteligencia artificial deberán quedar sujetos a obligaciones contractuales coherentes con esta prohibición.

Uso de los documentos como contexto, no como material de entrenamiento.

La plataforma puede recuperar fragmentos relevantes de la documentación y utilizarlos como contexto para responder a una consulta. La indexación y recuperación de información para ese fin no implican entrenar o modificar los parámetros de los modelos con los datos del cliente.

Los contenidos privados de un cliente no se incorporarán a bases de conocimiento compartidas con otros clientes.

Tratamiento limitado a la prestación del servicio.

El compromiso de no entrenamiento no significa que los datos no sean procesados o almacenados. Los documentos, conversaciones y elementos derivados podrán conservarse para ofrecer las funcionalidades contratadas, conforme a las instrucciones del cliente y a las reglas de conservación de esta política y del contrato de encargo.

La información enviada a los componentes de inteligencia artificial se limitará a la necesaria para la tarea solicitada.

6. Documentación jurídica, datos de terceros y categorías especiales

La documentación incorporada por los clientes puede contener información de sus propios clientes, trabajadores, contrapartes, testigos, peritos u otras personas relacionadas con un asunto.

También puede incluir categorías especiales de datos, como información de salud, afiliación sindical, creencias u orientación sexual, así como datos relativos a condenas, infracciones o procedimientos penales.

El cliente deberá comprobar que dispone de una base jurídica suficiente para incorporar y tratar esos datos, que facilita la información exigible a las personas afectadas y que respeta sus obligaciones de confidencialidad y secreto profesional.

Cuando existan categorías especiales de datos, deberá concurrir, además de una base jurídica general, alguna de las condiciones del artículo 9 del RGPD. En el tratamiento de datos de naturaleza penal deberán respetarse el artículo 10 del RGPD y la legislación española aplicable.

La aceptación de esta política no constituye, por sí sola, una autorización para tratar datos de terceros ni sustituye los requisitos legales correspondientes.

El cliente deberá limitar los datos incorporados a los necesarios para cada finalidad y utilizar, cuando resulte apropiado, técnicas de ocultación, minimización o seudonimización.

LEXVAULT tratará esta información exclusivamente dentro del encargo recibido, sin utilizarla para publicidad, comercialización de bases de datos o entrenamiento de modelos.

7. ¿Quién puede acceder a los datos?

El acceso se limitará a las personas y entidades que lo necesiten para las finalidades indicadas.

Personal autorizado de LEXVAULT. Podrá acceder a la información estrictamente necesaria para sus funciones y estará sujeto a obligaciones de confidencialidad. El acceso humano al contenido de los clientes se limitará a supuestos justificados, como la atención de una incidencia, una actuación de seguridad o el cumplimiento de una obligación legal, respetando las instrucciones del cliente y las autorizaciones que procedan.

Proveedores de servicios. Podrán intervenir proveedores de alojamiento, almacenamiento, infraestructura informática, procesamiento de inteligencia artificial, mantenimiento, soporte, comunicaciones, cobros o asesoramiento administrativo y contable.

Cuando traten datos por nuestra cuenta, actuarán como encargados del tratamiento bajo el correspondiente contrato. Cuando intervengan en el tratamiento de documentación de nuestros clientes, lo harán como subencargados, con las autorizaciones exigibles y obligaciones de protección de datos equivalentes a las asumidas por LEXVAULT.

La información sobre los subencargados, sus funciones y la localización de sus tratamientos deberá ponerse a disposición del cliente en el marco de la contratación. Su incorporación o sustitución se sujetará al procedimiento de información y autorización previsto en el contrato de encargo.

Algunos destinatarios, como determinadas entidades financieras o autoridades, pueden actuar como responsables independientes respecto de sus propias obligaciones.

Administradores y usuarios de la organización cliente. Los administradores designados por el cliente podrán gestionar usuarios, permisos y la información de su organización conforme a las funcionalidades y autorizaciones establecidas. Una cuenta integrada en un despacho u organización está sujeta a esa administración.

Autoridades y organismos públicos. Los datos podrán comunicarse cuando exista una obligación legal o un requerimiento válido de una autoridad competente.

LEXVAULT no vende los datos personales ni pone el contenido de los expedientes a disposición de terceros para sus propios fines publicitarios.

8. Localización de los tratamientos y transferencias internacionales

El compromiso de alojamiento y ejecución en la Unión Europea descrito en el apartado 5 se refiere a los modelos y al procesamiento de inteligencia artificial de los documentos y consultas.

Este compromiso no debe interpretarse como una declaración de que cualquier servicio auxiliar de comunicación, pago, soporte o navegación se presta necesariamente y en su totalidad desde la Unión Europea.

Para determinar la existencia de transferencias internacionales se tendrán en cuenta tanto la ubicación de los sistemas como los destinatarios y los accesos a los datos desde terceros países.

Cuando un servicio auxiliar implique una transferencia de datos fuera del Espacio Económico Europeo, LEXVAULT deberá informar sobre el tratamiento afectado, los destinatarios o sus categorías y las garantías aplicables. Estas transferencias únicamente podrán realizarse conforme a los requisitos del capítulo V del RGPD.

Las garantías podrán consistir, según corresponda, en una decisión de adecuación de la Comisión Europea o en cláusulas contractuales tipo, acompañadas de la evaluación y las medidas complementarias que resulten necesarias.

Puedes solicitar información sobre los destinatarios, los países de tratamiento y las garantías aplicables a tus datos mediante el correo de contacto indicado en esta política.

Las transferencias que afecten a datos tratados por cuenta de un cliente deberán respetar, además, sus instrucciones documentadas y el contrato de encargo.

9. ¿Durante cuánto tiempo conservamos los datos?

No aplicamos un plazo único a todos los datos. Su conservación depende de la finalidad, de la relación contractual y de las obligaciones legales.

Consultas y solicitudes de demostración. Se conservarán durante la tramitación de la solicitud y las gestiones derivadas de ella. Una vez finalizadas, se eliminará la información que deje de ser necesaria, sin perjuicio de conservar la documentación imprescindible para atender responsabilidades legalmente exigibles.

Cuentas y suscripciones. Los datos necesarios para administrar el servicio se conservarán durante la relación contractual. Tras su finalización, solo se mantendrán los que deban conservarse para cumplir obligaciones legales o atender reclamaciones durante los plazos de prescripción aplicables.

Facturación y documentación contable. La documentación mercantil se conservará, con carácter general, durante seis años desde el último asiento contable correspondiente. La documentación tributaria se conservará durante los plazos legalmente exigibles, teniendo en cuenta las reglas de prescripción, sus posibles interrupciones y los supuestos que requieran una conservación superior.

Estos plazos no justifican conservar indiscriminadamente el contenido de los expedientes alojados por los clientes.

Comunicaciones comerciales. Los datos se utilizarán para esta finalidad mientras se mantenga el consentimiento. Tras su retirada, podrá conservarse la información mínima necesaria para acreditar su gestión y evitar nuevos envíos no deseados.

Contenido de la plataforma. Los documentos, consultas, conversaciones, borradores e índices asociados se conservarán conforme a las instrucciones del cliente y durante el tiempo necesario para prestar el servicio.

Al finalizar el encargo, se procederá a su devolución o supresión, a elección del cliente y conforme al contrato, salvo que una norma exija su conservación. El contrato deberá concretar el procedimiento de recuperación o exportación y los plazos de eliminación.

Copias de seguridad. La eliminación de los sistemas activos puede no coincidir con la desaparición inmediata de todas las copias de seguridad. Estas quedarán sujetas a acceso restringido y al ciclo de eliminación o sobrescritura establecido en el servicio y documentado contractualmente. Si se restaura una copia, deberán reaplicarse las supresiones correspondientes.

Registros técnicos y de seguridad. Se conservarán durante el periodo necesario para las funciones operativas y de seguridad que justifican su recogida. Los registros relacionados con una incidencia concreta podrán mantenerse mientras sean necesarios para investigarla o atender las responsabilidades correspondientes.

Cuando proceda legalmente, los datos quedarán bloqueados para impedir su utilización ordinaria y reservarlos exclusivamente para la atención de responsabilidades ante las autoridades competentes. Transcurridos los plazos aplicables, se eliminarán.

La baja de un usuario individual no implica necesariamente la eliminación de los documentos que pertenezcan al espacio de trabajo de su organización, sin perjuicio del ejercicio de sus derechos de protección de datos.

10. ¿Cómo protegemos la información?

LEXVAULT aplica medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo y a la naturaleza de la documentación tratada.

Estas medidas comprenden el cifrado de la información en tránsito y en reposo, la gestión de permisos, la separación de los espacios de trabajo de los clientes, la restricción de accesos, los deberes de confidencialidad y los procedimientos de continuidad, recuperación y gestión de incidencias.

Las medidas se revisarán y adaptarán atendiendo a la evolución de los riesgos y del servicio. El acceso a la información se limitará a lo necesario para cada función.

Los usuarios deberán proteger sus credenciales, administrar adecuadamente los permisos de su organización y comunicar cualquier sospecha de acceso no autorizado.

Cuando se produzca una violación de seguridad que afecte a datos tratados por cuenta de un cliente, LEXVAULT se lo comunicará sin dilación indebida y facilitará la información necesaria para que pueda cumplir sus obligaciones.

Cuando actuemos como responsables, realizaremos las notificaciones a la autoridad de control y, cuando proceda, a las personas afectadas, en los supuestos y plazos legalmente exigibles.

Estas previsiones no excluyen ni limitan las responsabilidades que correspondan a LEXVAULT conforme a la normativa aplicable.

11. Inteligencia artificial, revisión humana y decisiones automatizadas

Las funcionalidades jurídicas de inteligencia artificial de LEXVAULT están concebidas como herramientas de asistencia, no como sustitutos del criterio profesional.

Las respuestas y los borradores pueden contener errores, omisiones o referencias inexactas. El usuario deberá revisar su contenido y contrastar las fuentes antes de utilizarlos en un asunto o adoptar decisiones que afecten a otras personas.

LEXVAULT no adopta, mediante estas funcionalidades, decisiones exclusivamente automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre las personas afectadas o les afecten significativamente de modo similar.

La utilización que cada cliente haga de los resultados deberá respetar la normativa de protección de datos, incluidas las garantías aplicables a las decisiones automatizadas cuando correspondan.

12. ¿Cuáles son tus derechos y cómo puedes ejercerlos?

Puedes solicitar confirmación de si tratamos datos personales que te conciernen y ejercer tus derechos de acceso, rectificación y supresión en los supuestos previstos legalmente.

También puedes solicitar la limitación del tratamiento u oponerte a aquellos tratamientos basados en un interés legítimo por motivos relacionados con tu situación particular. En ese caso, dejaremos de tratar los datos salvo que existan motivos legítimos imperiosos que prevalezcan o sean necesarios para formular, ejercer o defender reclamaciones.

Cuando el tratamiento se base en el consentimiento o en un contrato y se efectúe por medios automatizados, podrás solicitar la portabilidad de los datos que hayas proporcionado, en los términos previstos en el RGPD.

Puedes retirar tu consentimiento en cualquier momento. Su retirada no afecta a la licitud del tratamiento realizado anteriormente.

Asimismo, tienes derecho a las garantías previstas legalmente frente a decisiones exclusivamente automatizadas que produzcan efectos jurídicos o te afecten significativamente.

Para ejercer estos derechos, escribe a [email protected] o al domicilio indicado en el apartado 1, identificando el derecho que deseas ejercer y facilitando la información necesaria para tramitar tu solicitud.

No exigimos de forma general una copia del DNI. Únicamente podremos solicitar información adicional proporcionada cuando existan dudas razonables sobre tu identidad.

Atenderemos la solicitud sin dilación indebida y, en todo caso, en el plazo de un mes desde su recepción. Este plazo podrá ampliarse otros dos meses cuando resulte necesario por la complejidad o el número de solicitudes, informándote de la ampliación y sus motivos dentro del primer mes.

El ejercicio de derechos es gratuito, sin perjuicio de los supuestos excepcionales previstos legalmente.

Si tu solicitud se refiere a datos incluidos en un expediente que un despacho u organización haya incorporado a LEXVAULT, el responsable de atenderla será, con carácter general, ese despacho u organización. Si recibimos la solicitud, la trasladaremos al cliente correspondiente y le prestaremos la asistencia que nos corresponda como encargados.

Puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos, a través de su sede electrónica, o ante la autoridad de control que resulte competente.

13. Cookies y tecnologías similares

El sitio web y la plataforma pueden utilizar cookies u otras tecnologías necesarias para el funcionamiento, la autenticación, la seguridad y la conservación de las preferencias solicitadas por el usuario.

Las tecnologías no exentas del consentimiento, como las que se utilicen para determinadas finalidades analíticas o publicitarias, solo se activarán cuando se haya obtenido el consentimiento correspondiente.

Puedes aceptar, rechazar o configurar las tecnologías opcionales y modificar posteriormente tu elección mediante el panel habilitado. La mera navegación no constituye consentimiento.

La información específica sobre las tecnologías utilizadas, sus finalidades, sus proveedores y sus plazos se facilitará en la Política de Cookies.

14. Integraciones, enlaces y canales externos

Cuando el cliente active una integración con un servicio externo, el intercambio de información deberá limitarse a lo necesario para la funcionalidad solicitada y a los permisos concedidos.

El cliente deberá comprobar que está autorizado para conectar ese servicio y comunicarle los datos correspondientes. LEXVAULT cumplirá las obligaciones que le correspondan respecto de las operaciones que realice.

Los sitios externos enlazados y determinados servicios de terceros pueden disponer de sus propias condiciones y políticas de privacidad, que recomendamos consultar antes de utilizarlos.

Los formularios públicos de contacto y los canales de atención comercial no están destinados al envío de expedientes ni de documentación especialmente sensible. Para compartir esa información deberán utilizarse los canales adecuados del servicio contratado.

15. Datos de menores de edad

LEXVAULT está dirigido a profesionales y organizaciones y no ofrece sus servicios específicamente a menores de edad.

No obstante, los expedientes incorporados por los clientes pueden contener información relativa a menores. En esos casos, el cliente deberá disponer de la habilitación jurídica correspondiente y aplicar las garantías reforzadas que resulten necesarias para proteger sus derechos.

LEXVAULT tratará esos datos únicamente dentro del encargo recibido y con las medidas de protección que correspondan.

16. Modificaciones de esta política

LEXVAULT podrá actualizar esta política para reflejar cambios normativos o modificaciones en sus servicios y tratamientos.

La versión vigente mostrará su fecha de actualización. Cuando los cambios sean relevantes para las personas afectadas, se comunicarán mediante un medio adecuado a la relación existente.

La modificación de esta política no sustituye la necesidad de disponer de una base jurídica válida para cada tratamiento ni permite considerar otorgado un consentimiento por silencio o por la mera continuación del uso del servicio.

Ninguna actualización autorizará retroactivamente nuevos usos de la documentación de los clientes ni su utilización para entrenar o reentrenar modelos de inteligencia artificial.